制造业支出

我如何跟踪清算中购买礼品卡的情况

上个月,我生产了价值超过300,000美元的 签证 和商人的礼品卡。让我们暂停一会儿,因为虽然我通常不会沉迷于自夸,但我认为这种情况是应得的。很多读者一直在问我如何’我们一直跟踪所有这些礼品卡。同时,家人对我没有遗失任何卡片表示怀疑。

我不能肯定地说我没有,因为没有什么是万无一失的,但是我想我的系统确实可以防止重大损失。这是逐步跟踪我如何跟踪我所有礼品卡的信息:

西门商城假日签证礼品卡

步骤1:  Emails

跟踪礼品卡购买的第一步是创建一个电子邮件文件夹。每个电子邮件帐户都有三个文件夹: 

  • “礼品卡”
  • “商家礼品卡”
  • 主食礼品卡

他们很容易解释: Giftcards.com 订单确认信息进入GiftCards文件夹后,所有购买的商户礼品卡(包括从Staples.com购买的商品)都将显示在“ Merchant Gift Cards”和$ 200下方–从Staples.com购买的$ 300 签证礼品卡进入同名文件夹。

我将所有电子邮件都保留在这些文件夹中–订单确认,运输和交货通知,以及介于两者之间的所有信息。订单交付后,我将删除与该电子邮件关联的所有电子邮件。

Staples有点棘手,因为它们通过电子邮件提供的订单号不同于Visa礼品卡随附的订单号。这是因为这些礼品卡来自礼品卡商城,该商城的订单号不同。我处理此问题的方法是每天仅以每个人的名字下订单。而且,如果我每天放置一个以上,则数量将不会相同。

例如,如果我要一次订购六张$ 300美元的Visa礼品卡,那么我只会做一次。我当天的第二笔订单的金额会有所不同(即1500美元)。它不是一个复杂的系统,但可以运行。

步骤2:准备要清算的礼品卡

签证礼品卡到帐后,我将其激活,然后将其扔进一个塑料袋中,为此我将其保留。我将这个塑料袋和我一起带到沃尔玛,然后刷了每张卡 汇票 购买时,我将它们和收据扔进钱包。 

追踪商家礼品卡

商家礼品卡略有不同。我将卡号输入到Word或Excel文档中,直到删除任何信息, 塑胶商人 处理我的交易。这样,如果我提交的卡号有问题,我可以返回到我的记录,并仔细检查信息是否正确。 

步骤3:根据收据仔细检查礼品卡

从沃尔玛(Walmart)返回家园后,我从钱包中取出了礼品卡,并仔细检查了收据。 Simon Mall和GiftCards.com 签证礼品卡始终为500美元(向日葵设计卡除外,为450美元)。

我的斯台普斯签证上都写有余额。我检查以确保200美元的Visa礼品卡实际上已用于200美元的汇票购买,并且当所有内容都经过验证后,我将这些卡及其收据扔进了一个空盒子。 

步骤4:抛弃一切

我已经解释了如何不再保留常规垃圾箱,因为它不能提供足够的空间,因为除非经过明确清算,否则我无法扔掉任何东西(即汇票已存入,支票兑现等)。 )。

我用商家礼品卡做同样的事情。我将卡及其包装保存在盒子中,直到销售完全结束。一旦收到,我将扔掉箱子并删除与这些购买相关的所有电子邮件。

流浪卡

有时,由于某种原因,您最终会得到一堆“零星”礼品卡,上面有奇数的余额。有时候,当我没有正确激活卡并需要备份时,这种情况会发生在我身上。我可能会使用$ 500签证来支付汇票购买中的剩余$ 200余额。

我只是在这些礼品卡上贴上一条胶带,写下余额,然后在下一次汇票运行时使用它们就很重要。它并不总是能解决问题,因此我偶尔可能会遇到几张流浪卡。

我将它们放在一个单独的带标签的袋子中,并尝试将它们花掉(取决于余额),使用它们购买汇票或 清算他们 通过其他方式。 

步骤5:还清信用卡

这是最重要的步骤。如果您不按时还清信用卡,那么您支付的利息将完全被抵消  您获得的任何奖励。如果您要大量生产礼品卡,则应在结单结算日之前还清卡,以保持较低的卡利用率。

我将这些简单表与以下信息保持在一起,以确保所有这些操作均及时完成:

持卡人姓名

信用卡 平衡 截止日期 截止日期 付清 消费要求进展
博法阿拉斯加$2,0009月30日十月5-9/29支付$ 2,000$ 10,000-7月$ 3,000
-8月$ 5,000

那是我相当简单的系统,用于跟踪礼品卡从购买到清算的过程。我想我可以更进一步,记下每个卡号,但这太浪费时间了。我的目标是尽可能提高效率。 

如果您有任何技巧,请在评论部分中分享。

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27条留言

  1. 您是否曾经考虑过使用某种双记账系统来确保100%的准确性?

    两次进入需要一点学习曲线,但是一旦您理解了这个概念’与使用Excel电子表格相比,实际上没有更多的工作。好处是系统本身可以防止您意外忽略任何内容,因为每笔交易都必须具有相等且相反的交易。如果犯了任何错误,那么不平衡将非常明显,因此您可以解决它,或者在纠正不平衡之前,系统将不允许您输入交易。

    很高兴你’re back posting!

  2. 只做了一两张卡片,我可能不知道我在说什么,但是’如果您没有某种扫描仪,则可以滑动一下,然后将卡片输入电子表格,使用后第二次滑动显示已删除资金。似乎有某种技术可以帮助组织这么多卡。

    我认为另一个好故事是关于如何使信用卡公司增加需要大笔余额的卡上的余额。

    另外,您的银行是否在当地存放汇票?

  3. 我采用了相同的方法来跟踪我微不足道的gc购买量。我只是仔细检查了我在PO到MO上使用的香草’s,然后丢弃它们。我通过电话和在线验证,发现应该有2 X $ 500的卡已经用完,但4天后仍有$ 500。你曾经发生过这些事情吗?当您再次将这些卡带到PO时会发生什么?

  4. 维多利亚·金

    那’一个很棒的系统!快速提问:您在购买Staples时使用哪个现金返还或积分门户?谢谢!

  5. 关于GiftCards.com卡–为什么在最后一张卡上放$ 450时,您可以支付$ 465,但仍低于$ 2500的限额和$ 7.45的运费?每笔订单额外加15点-

  6. 我强烈建议每个人都保留卡/收据最多一年,即使它们已经被清算也是如此。多年来,即使在几个月后,我也有多次发卡/退款的情况。安全胜过遗憾,但事实并非如此’不要再费劲了。

    • 我看到您在这里指出,但大量使用将耗尽空间。我也想知道如何处置用过的卡。您是否将每个人都切碎了,还是只是扔进了垃圾桶?

      • 如果您得到一个大的橡皮女,并将其放在壁橱的角落,则将它们堆叠在里面时不会占用太多空间。即使每3-6个月丢弃一次’总比没有好。另外,我不’一年后趋于粉碎,因为从卡上获得的所有信息都是公开可用的信息。

  7. 您如何找到一个月内所有沃尔玛/邮局/邮局商店清算这么多礼品卡的时间?一世’我害怕一次在一个地点尝试超过$ 1-2K的费用,因为我总是会质疑将付款分成$ 500的问题。什么’您对收银员讨厌的问题的回答?邮局似乎总是比较管闲

    • 我实际上有一家非常不错的沃尔玛商店,可以让我每天购买1万美元,再加上1万美元的账单支付。这使我无需去多家商店就可以清算大量卡,这有很长的路要走。建立信任花了一些时间,但现在我知道这家商店的所有收银员/经理,他们’对我的工作很冷静。

      • 斯科特·L。

        哇’太棒了。每个沃尔玛都有票据支付和汇票机吗?我想开始购买更多的simon礼品卡,但要确保我’我没有被大量无法支付我信用卡余额的礼品卡困住。一世’我一直使用我的硬币一次在那儿加载4张礼品卡,以避免出现问题,但我仍然必须将付款分成500美元的增量,这总是使收银员感到震惊。我应该告诉他们我什么吗’m doing?

      • 您如何让他们振作10k?本周A在WM跑了3k,收银员拿到了三个MO’s为999.30。当我到达2k标记时,下一张卡片出现了错误。我花了一秒钟的恐慌时间才意识到我已经达到了四个刷卡极限,他们都不知道。您是否一次只执行一次MO,然后继续要求另一次?像这样的接缝可能会绕过3k限制以填写表格,这可能是错误的方式。

  8. 如果沃尔玛销售系统开始拒绝针对汇票刷卡的礼品卡借记交易,您是否有任何备用计划,类似于Vanilla卡过去用作借记的方式,但是没有’t any longer?

  9. 唐纳德·弗劳斯

    什么是沃尔玛Bllpay,如何使用?这是一台机器,还是您将Wlmart Billpay与收银员一起使用?

  10. 为什么要保留gc和收据,直到mo存入?我总是把gc扔掉&我买了mo后的收据。

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